هفت راهکار ساده برای اثربخشی جلسات

این یادداشت هفت راهکار ساده برای مدیریت جلسات را توصیف می کند که می تواند به اثربخش تر شدن جلسات منجر شود. به کارگیری هر یک از این راهکارها نیاز به تعهد همه شرکت کنندگان دارد.

۱. هدف را مشخص کنید.

چند بار برای شما پیش آمده است که تنها با یک دستورالعمل مبهم به یک جلسه رفته اید و به بحث و گفتگو نشسته اید؟! زمان و انرژی شما در این جلسه چه اندازه تلف شده است؟! مؤثرترین جلسات آنهایی هستند که اهداف مشخص دارند. یک جمله ساده که بیانگر هدف جلسه است، می تواند به طور متوسط ۱۷ دقیقه از زمان جلسه شما را کوتاه تر کند. تجربه نشان داده است جلساتی که دارای دستور کار زمان بندی شده ای هستند که از قبل همراه با مستندات مرتبط به اشتراک گذاشته می شوند، اثربخش تر هستند. ۵ دقیقه اول جلسه را به صحبت کردن درباره دستورکار و هدف جلسه اختصاص دهید. مطمئن شوید تمام افراد حاضر در جلسه به این موضوع آگاهی دارند.

 

۲. گزینه مناسب شرکت در جلسه باشید.

وقتی به یک جلسه دعوت می شوید، می توانید این پرسش مودبانه را مطرح کنید که آیا واقعاً باید آنجا باشم! معمولا سیاست های اداری به گونه ای است که تعیین می کند چه کسی نیاز به حضور دارد، اما در مواردی هم چنین نیست. رئیس آمازون، جف بیزوس، قانون ساده ای دارد مبنی بر اینکه: اگر نتوانید تمام حاضرین جلسه را با دو پیتزا سیر کنید، معلوم می‌شود اتاق را بیش از حد شلوغ کرده‌اید! هرچه تعداد افراد شرکت کننده بیشتر باشد، تعداد نظرات ارائه شده هم بیشتر می‌شود واین  نتیجه‌گیری و رسیدن به یک جمع بندی واحد را مشکل تر می کند.

۳- زمان شروع و پایان جلسات را بطور دقیق مشخص کنید.

طبق قانون پارکینسون که مفهومی رایج در مدیریت است، هر کار تا زمانی که برای آن تعیین شده طول می‌کشد و این مدت ارتباط چندانی با میزان و ماهیت کار ندارد. وقتی برای انجام کاری، زمان زیادی در اختیار دارید همیشه تمایل به عقب انداختن کارها  و موکول کردن آنها به بعد وجود دارد. جلسه را سروقت اعلام شده شروع کنید حتی اگر تعدادی از مدعوین هنوز در جلسه نیستند. برای بحث درباره هر موضوع، زمان مشخصی تعیین کنید. اگر به افراد حاضر در جلسه یادآوری کنید زمان جلسه برای بحث درباره هر موضوع خاص محدود است، از مسیر خارج نمی شوند و معمولا سر اصل مطلب می‌روند. پایان به موقع جلسه، به اندازه شروع سر وقت، اهمیت دارد.

۴- جایی برای خلاقیت بگذارید.

تجربه و دانش همکاران شما یک منبع ارزشمند است، منبعی بسیار مهم که نباید بدون استفاده باقی بماند. جلسات کوتاه و سازنده ایده آل هستند، اما تا زمانی که از تولید ایده جدا نشوند. یک جلسه موفق باید به خلاقیت و انرژی منجر شود و این زمانی اتفاق می افتد که افراد به طور فعال شرکت می کنند، نه به شکل انفعالی و بدون علاقه و انگیزه. جوّ جلسه را از حالت خشک و رسمی خارج کنید. گاه اندکی شوخ طبعی، احتمال خلاقیت و  تولد ایده ها را بالاتر می برد.

 

۵- روی هدف جلسه تمرکز کنید.

در هر جلسه به نظر می رسد بنا به دلایلی، یک نفر تمایل به گفتن داستان هایی دارد که به هیچ وجه به موضوع مورد بحث وصل نیست. اگرچه داستان پردازی عموماً بد نیست و مغز انسان داستان های ساده را بهتر از داده‌های دشوار تحلیل می‌کند. (خصوصا اگر با موضوع جلسه مرتبط باشد!) ، اما بحث خارج از موضوع در یک جلسه می تواند واقعاً جلسات را به بیراهه بکشاند. سخت ترین کار در هر جلسه، هدایت و متمرکز کردن گروهی از افراد به سمت هدف جلسه  است. چنانچه جلسه توسط هریک از اعضای شرکت کننده، از دستور کار منحرف شد، شخصی همیشه باید مسئولیت هدایت جلسه به موضوعات اختصاص داده شده و معطوف کردن مجدد به سمت دستورجلسه را برعهده داشته باشد. در غیر این صورت جلسه به زمان تلف شده، تبدیل خواهد شد.

 

۶- از مشارکت همه افراد حاضر در جلسه مطمئن شوید. 

اگر برگزارکننده جلسه هستید، افرادی را که ساکت هستند تشویق کنید تا نظرات و عقاید خود را ارائه دهند. اجازه ندهید که در جلسه فقط یک یا دو نفر حاکم باشند.شنونده خوبی باشید. این کار آسان به نظر می رسد، اما در عمل چنین نیست. بیشتر افراد براساس غریزۀ طبیعی، "شنیدن با هدفِ جواب‌دادن" را در نظر دارند و به‌شدت تلاش می‌کنند نقطه‌نظرات خود را بیان کنند بنابراین خودخواهانه گوش می‌کنند چون می‌خواهند چیزی را بگویند که به‌نظرِ خودشان ارزشمند است. صداهایی که بلندتر هستند معمولا بیشتر شنیده می شوند، به افراد درونگرا که با صدای بلند افکارشان را بیان نمی کنند، فرصت اظهارنظر بدهید. از افراد بخواهید در بیان نظرات، احساسات و برداشت های خود صادق و بدون تعارف باشند.

 

۷-جلسه را با بیان روشن مراحل بعدی ببندید.

اگر تصمیمی در جلسه گرفته شد (حتی اگر تصمیم به "بررسی و مطالعه بیشتر موضوع" باشد)، مجری جلسه باید به روشنی خلاصه کند که چه کاری باید انجام شود و چه کسی باید آن را انجام دهد. اگر برگزارکننده نتواند این کار را انجام دهد، یکی از شرکت کنندگان باید ابتکار عمل را برای صحبت و تصمیم گیری در مورد مراحل بعدی ارائه دهد. این بسیار مهم است چون اگر شرکت کنندگان جلسه را ترک کنند بدون مشخص شدن اینکه چه کسی پاسخگوی اقدام بعدی در مورد تصمیمات جلسه است، درواقع این جلسه هدر رفتن وقت همه خواهد بود.